Hvilket epost format bør du velge for å være sikker på at meldingen kommer frem? Hvilke regler gjelder for formateringen av nyhetsbrevet og epostkampanjen?

Gmail gir følgende retningslinjer om formatet massedistribuert epost må sendes i for å slippe igjennom hos dem. De fleste andre epostleverandører har tilsvarende regler, med noen forskjeller i detaljene.

RFC 2822 SMTP

Dette er en standard som forteller hvordan en epost teknisk skal bygges opp for å passe med mottakerens epostserver. RFC 2822 SMTP standarden er den nyeste standarden, og stiller strengere krav til hvilke felter en epostmelding må inneholde for å være ansett som en “gyldig melding”. Mens “fra” og “emne” feltet var valgfrie felt i tidligere standarder, er disse ikke lenger valgfrie. De må alltid være inkluderte i meldingen med gyldige verdier for at Gmail og andre epostservere skal akseptere å motta meldingen.

Benytter du MailOnNet eller tilsvarende profesjonelle epostmarkedsførings løsninger trenger du ikke å tenke på dette, da alle meldingene formateres i henhold til RFC 2822 SMTP standarden.

Har du egenutviklede skript som sender ut dine meldinger, kan denne linken hjelpe deg hvis meldingene dine blir avvist av Gmail eller andre fordi de ikke oppfyller RFC 2822 SMTP standarden.

«Precedence: bulk»

Gmail anbefaler deg å merke alle massedistribuerte epostmeldingr som «Precedence: bulk». Dette er en enkstra linje i headingen til epostmeldingen. Dette er ingen standard, men noe Gmail og andre ønsker at du skal gjøre for å gjøre det enklere for deres mailserver å identifisere meldingen som en massedistribuert melding. Slike meldinger får f.eks. ikke bounce meldinger fra mailserveren. Noe som gjør det umulig å vanske bort ugyldige adresser fra listen. I tider med mye trafikk vil slike meldinger bli nedprioritert til fordel for ordinær mail, henter det fra Gmail. I virkeligheten brukes denne merkningen til langt mer enn det Google sier. Vi anbefaler deg til å ikke bruke dette feltet, da merkningen gjør mer skade enn nytte.

Multi-part mail

Vi anbefaler alle å lage alle nyhetsbrev og epostkampanjer som en “multi-part mail”. Det vil at epostmeldingen er utformet i to versjoner:

• En HTML versjon som vises til alle mottakere som har en e-postklient som støtter dette, og som har skrudd på HTML visning som standard visningsformat
• En TEXT versjon som vises til alle mottakerne som ikke har støtte for HTML eller som har skudd av HTML visning. Svært mange mobiltelefoner benytter dette formatet som standard visningsformat for å hindre nedlastning av bilder o.l. før eposten kan åpnes på smarttelefonen.

På denne måten er du garantert at alle kan åpne epostmeldingen din. Mangler du en tekst versjon av din HTML-mail, vil de fleste anti-spam filtre gi deg straffepoeng for dette. Jo flere straffepoeng meldingen får, jo større er også sjansene for å bli stoppet. Gjør det derfor til en regel å alltid inkludere en tekst versjon av din HTML melding, og send ut meldingen som en multi-part melding.

I MailOnNet gjør du dette svært enkelt. Når du kommer til Editoren hvor du setter opp nyhetsbrevet ditt gjennom løsningens WYSIWYG editor, har du her to felt. Et felt for HTML-versjonen, og et felt for TEXT-versjonen av meldingen. Sørg for at begge versjonene er like. Anti-spam filtrene gir ekstra straffepoeng hvis tekst-versjonen er forskjellig fra HMTL-versjonen. De anser dette som et tegn på spam, og bør derfor unngås. Disse straffepoengene er imidlertid ikke store, så hvis dette er den eneste svakheten ved mailen, kan du bare se bort i fra dette kravet.

HTML mail

Gmail sier at mailen bør utformes etter w3.org-standardene. De ikke sier er at de selv ikke følger alle disse standardene. Dessverre er det ikke like enkelt å lage en HTML-versjon av en epostmelding som en HTML nettside, hvis målet er at den skal vises likt på skjermen til alle som mottar den. Gmail, Yahoo, Outlook og AOL har alle hver sin epostklient. Disse klientene støtter ulike deler av W3 org standardene, men ingen støtter alle.

Den eneste måten å sikre at epostmeldingen blir likt vist likt for alle er å forhåndsvise meldingen i de vanligste epostklientene før du sender ut nyhetsbrevet.

Benytter du MailOnNet er dette svært enkelt å gjøre. Når du er ferdig med å utforme nyhetsbrevet ditt i WYSIWYG editoren finner du en knapp nederst på siden, hvor du kan forhåndsvise nyhetsbrevet for alle brukere av Gmail, Yahoo, Hotmail (nå Outlook), AOL og Microsoft Outlook med å klikke på knappen. Foruten at du får se hvordan meldingen blir seende ut, forteller forhåndsvisningen hvilke deler av HTML-kodene som ikke blir vist hos de ulike leverandørene. Deretter kan du gjøre dine endringer før du forhåndsviser meldingen igjen.

Har du feil i HTML kodingen påvirker dette ikke sjansene for om meldingen blir levert eller ikke, bare hvordan meldingen blir seende ut for dem som mottar den.

Unngå heftig HTML bruk

Alle anti-spam filtre analyserer alle HTML mailer for å se hvordan HTML kodene er brukt i utformingen av mailen. Epost er ment for 1 til 1 kommunikasjon og folk flest lager ikke fancy formaterte epostmeldinger, med bruk av ulike tabeller, fontstørrelser, fontfarger, bakgrunnsfarger på celler, bilder o.l. De skriver en kort tekst rett frem, med en standard underskrift. Ikke noe annet. Når anti-spam filtrene analyserer din HTML mail, så ser de på hvor mye din mail ligner på disse standard mailene.

Jo flere HTML koder du bruker, jo flere spamscore poeng får du. Eksempler på HTML bruk som ofte gir ekstra spamscore er bruk av:

• Tabeller, spesielt hvis du bruker flere enn 1 tabell
• Ulike fontstørrelser og fontfarger
• Ulike bakgrunnsfarger i tabell celler
• Bilder, spesielt hvis du bruker flere
• Video, lyd, flash og javascript
• Ankertekst på linker
• Store og små bokstaver, bold og kursiv skrift
• Sporingskoder
• CSS-koder

Prøv å hold bruken av slike virkemidler på et minimum og prøv å utform mailen slik folk flest gjør når de sender epost til hverandre hvis du ønsker å være sikker på at mailen blir levert til mottakeren. Ønsker du å bruke heftige formatering som inkluderer “fyord” som “Kjøp”, “Rabatt”, “Spar” e.l. bør du gjemme ordene og denne HTML formateringen i bilder som inkluderes i HTML meldingen. Skannerne til epostleverandørene kan ikke skanne innholdet i bilder ennå, så her kan du trygt gjemme alt du er redd for at anti-spam filtrene skal oppfatte som spam.

Hver forsiktig med bruk av bilder

Selv om et bilde kan si mer enn 1000 ord, samtidig som du kan gjemme fy-ord og heftig HTML formatering i dem, har de en stor svakhet. De fleste epostlesere har bildevisning skrudd av som standard. Det vil si at bildet ikke vises når de åpner mailen. Mottakeren må selv klikke på bilde eller en lenke for å laste ned bilde. Dette betyr at de kun ser et rødt kryss e.l. når de åpner mailen. Plasser derfor aldri bilder i første 1/3 av skjermen til mottakeren. De fleste har forhåndsvisning av eposten skrudd på og da ser de ikke noe annet enn et rødt kryss når de ser mailen din. Den vil dermed lett gå i søplekurven.